Newcomposers.ru

IT Мир
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Внесение исправлений в документ

Исправленному верить в документах: образец

Довольно часто во время производственного процесса допускаются различные ошибки при заполнении разных документов. Ошибки в локальных актах и ведомостях не имеют столь важного значения, как неточности в первичной документации и отчетности. Важно обратить внимание на то, что существует категория документов, куда запрещается вносить новую информацию. К документам, которые не подлежат исправлению, можно отнести кассовые журналы и банковские бумаги. Помимо этого, запрещается делать изменения в учредительной документации. В данной статье мы предлагаем рассмотреть правила исправления первичной документации.

При ведении документов и регистров помарки, подчистки не допускаются как в цифровой, так и в текстовой части

Инструкция по внесению исправлений

«Исправленному верить» — как правильно пишется? Для того чтобы ответить на данный вопрос, потребуется рассмотреть несколько практических примеров. Для начала мы предлагаем ознакомиться с общей инструкций коррекции первичных документов. Перед тем как начать вносить изменения, необходимо тщательно изучить документ, и выявить ряд ошибочных сведений.

После этого, неправильная информация аккуратно перечеркивается одной чертой. Одной из самых распространенных ошибок в данном процессе является использование корректоров. Согласно действующим правилам, при исправлении некорректно составленных документов, неправильные сведения зачеркиваются тонкой чертой. Это правило объясняется тем, что человек, изучающий документацию должен иметь возможность ознакомиться с неправильной информацией.

Правильные сведения могут быть указаны рядом с неверными, данными или на обратной стороне документа.

Перед тем как фиксировать новые данные, следует сделать отметку «Исправлено на». Одним из важных моментов исправления неправильно составленных бланков является указание даты коррекции. Помимо этого, должностному лицу, занимающемуся исправлением акта, необходимо указать свою фамилию и занимаемую должность. После внесения исправления, заполненный документ заверяется подписью и фирменной печатью.

Также следует сказать о том, что использование различных корректоров и других средств для удаления неточной записи может повредить документ. Первичная документация должна иметь аккуратный вид.

Отдельного внимания заслуживают ошибки в кассовой документации. В случае допущения ошибки при заполнении данных документов, испорченный бланк утилизируются. В данной ситуации, следует соблюдать все правила утилизации подотчетной документации. Вся информация, содержащаяся в акте или квитанции, перечеркивается длинной чертой. В верхней части документа фиксируется отметка «Аннулировано». Важно обратить внимание, что уничтожение неправильно составленного бланка рассматривается как грубая ошибка. Аннулированные записи должны храниться в архиве предприятия на протяжении срока, установленного государством.

Важно обратить внимание, что документы, которые используются между двумя компаниями (товарные накладные, договора) исправляются только после уведомления контрагента. В рассматриваемом случае обговариваются все нюансы внесения откорректированных сведений. Также следует отметить, что новые сведения указываются в двух экземплярах документа. Новая информация должна быть зафиксирована не только в актах, которые хранятся на территории компании, но и в той документации, что хранится у контрагента. При исправлении первичной документации, откорректированный акт заверяется фирменной печатью и подписью руководителя компании.

«Исправленному верить» в документах, образец:

Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется несколько способов

Исправление больничного листа

Довольно часто на специализированных формах можно увидеть вопрос: «Может ли работодатель исправлять больничный лист». Согласно правилам, установленным ФСС, данный документ может быть исправлен только в том случае, когда ошибка допущена самим работодателем. Уникальность больничного листа заключается в том, что он входит в категорию как медицинских, так и финансовых документов. Именно этот аспект, является причиной повышенных требований к заполнению этого бланка.

Важно обратить внимание, что лист временной нетрудоспособности, содержащий в себе грубые ошибки, может быть не принят ФСС. В этой ситуации, сотрудник может потерять свою законную финансовую компенсацию. Фондом социального страхования выделен перечень ошибок, наличие которых не является причиной необходимости коррекции документа. Такие ошибки рассматриваются как технические недочеты. Среди них следует выделить:

  • указание некоторых слов прописными буквами;
  • пустые ячейки, не содержащие прочерков;
  • наличие лишних пробелов;
  • неправильное указание названия компании работодателя;
  • наличие печати на заполненных полях.

Также следует сказать о том, что в некоторых случаях ФСС принимают листы недееспособности, заполненные шариковой ручкой. Важно отметить, что ошибки, не входящие в перечень, приведенный выше, рассматриваются как грубые нарушения правил заполнения бланка. В этом случае, работнику потребуется вновь обратиться в медицинское учреждение для получения дубликата больничного листа.

Но что делать, если ошибка в листе временной нетрудоспособности допущена работодателем. В этом случае, неправильные сведения перечеркиваются тонкой линией. Важно обратить внимание, что при заполнении этого бланка необходимо использовать исключительно гелевую ручку. После того как неправильная надпись будет перечеркнута, на обратной стороне листа делают новую отметку.

Для того чтобы документ не потерял свою юридическую силу, необходимо сделать отметку «Исправленному верить». После внесения новой информации, бланк заверяется фирменной печатью и подписью ответственного лица. Заполнять больничный лист может не только руководитель компании. Данные полномочия имеются у главного бухгалтера и представителей кадрового отдела.

Вносить исправления необходимо тому человеку, который изначально занимался заполнением документа. В том случае, если работник осуществляет свою деятельность в ИП, фирменная печать ставится только при её наличии. В том случае, когда одна из строк рассматриваемого бланка содержит полностью неверную информацию, предложение перечеркивается полностью. На обороте документа фиксируется отметка о том, что зачеркнутая строка недействительна.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено»,
подтверждено подписью лиц, подписавших документ

Как показывает практика, ошибки при заполнении листов временной нетрудоспособности чаще всего допускаются при указании наименования компании. Данная ошибка может быть допущена как представителем медицинского учреждения, так и работодателем. В том случае, когда неверная информация о работодателе указывается лечащим врачом, бланк не подлежит исправлению. Такой документ будет принят в любом случае. Причиной допущения подобной ошибки может быть неверное указание места трудовой деятельности самим работником.

Когда ошибка в названии компании допускается руководителем предприятия, неверные сведения исправляются стандартным методом. Для этого, название компании перечеркивается ровной линией. Правильная информация оказывается на обратной стороне листа. Важно отметить, что данный вид неточностей относится к техническим. Так как данный бланк содержит в себе регистрационные данные компании, сотрудники ФСС могут использовать эту информацию для идентификации компании.

Так же часто наблюдается ситуация, когда работодатель неправильно указывает сумму компенсации, положенной сотруднику. Как правило, такая ошибка допускается в случае с новыми работниками, не успевшими предоставить работодателю свидетельство о заработке, полученное на прошлом месте трудовой деятельности. В данном случае, бланк теряет свою юридическую силу.

Для того чтобы исправить данную информацию, потребуется подготовить отдельный документ, который будет передан в ФСС с неправильно составленным бланком. Такой шаг позволит избежать необходимости исправлять лист временной нетрудоспособности. Важно отметить, что подача двух документов (больничного листа и документа о перерасчете пособия) позволяет работнику получить все причитающиеся выплаты.

Внесение исправлений в трудовую книгу

Чаще всего исправления в трудовой книге необходимы в том случае, когда сотрудник меняет свою фамилию. В этом случае, исправления фиксируются на титульном листе. После того как неправильная информация будет перечеркнута, указываются новые сведения. После внесения изменения, на внутренней стороне «корочки» делается отметка:

«Фамилия Рыбкина исправлена на Михайлова на основании паспортных сведений (свидетельства о заключении брака)». После фиксации данной отметки необходимо указать номер документа, использующегося в качестве основания для коррекции данных. В обязательном порядке указывается дата внесения исправлений и ФИО должностного лица, который внес данную отметку.

Исправленная информация должна быть заверена фирменной печатью организации. При внесении изменений в графу об уровне образовании или имени все исправления указываются аналогичным способом.

«Исправленному верить» в трудовой книжке, образец:

В первичные учетные документы можно вносить исправления

Давайте рассмотрим порядок внесения исправления в разделе «Сведения о трудовой деятельности». В этом разделе указывается следующая информация:

  • перевод на другую должность;
  • присвоение новой квалификации;
  • изменение в названии компании.

При наличии ошибок в данном разделе, зачеркивать надпись не рекомендуется. Для внесения правильной информации делается новая отметка. При этом новой записи присваивается свой порядковый номер. После этого, каждый пункт данного раздела заполняется правильной информацией. В том случае, когда ошибка допускается в записи об увольнении сотрудника, потребуется сделать новую отметку. Новая запись также заверяется фирменной печатью и подписью должностного лица.

Ранее, исправление неверной записи допускалось только тем человеком, что сделал неправильную отметку. Согласно действующему законодательству, внести корректную информацию может текущий работодатель. Это означает, что руководителю необходимо составить соответствующий документ, о наличии ошибки в трудовой книге нового сотрудника. На основании этого документа указывается новая информация.

В том случае, когда у нового сотрудника выявляется наличие неточной записи в трудовой книге, новый работодатель может самостоятельно устранить найденную ошибку. Также сотруднику предоставляется право обратиться на прошлое место трудовой деятельности для того, чтобы отдел кадров исправил допущенную опечатку или неточность в формулировках. Важно обратить внимание на то, что текущему руководителю необходимо оказать всяческую поддержку своему сотруднику. В качестве основания для внесения изменений в трудовую книгу могут использоваться приказы об увольнении или приеме работника.

Читать еще:  Dvd приложение не найдено

Внесение исправлений в документ

Семинар «Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить», актуально на 23 июня 2015 г.

Первичные документы: исправление

Куда можно, а куда нельзя вносить исправления

В первичные документы можно вносить исправления, если это не запрещено законами или нормативными правовыми актами в сфере бухучета. Пока нельзя вносить исправления только в кассовые документы (ПКО, РКО) и платежные банковские документы.

В остальные же первичные документы вносить исправления можно и нужно.

Правила исправления первички достаточно просты, однако их применение на практике все равно вызывает вопросы.

Например, внося исправления в первичные документы, мы должны указать в самом документе дату исправления, а исправление заверить подписями тех же лиц, которые этот документ составили. Естественно, с указанием их фамилий и инициало в Закон «О бухгалтерском учете»

Статья 9
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.
Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Положение, утв. Минфином СССР 29.07.83 №105
4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную. исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
4.7. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов [приходных и расходных кассовых ордеров], допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Положение, утв. ЦБ 19.06.2012 № 383-П
2.4. Контроль целостности распоряжения [на перевод денег] на бумажном носителе осуществляется банком посредством проверки отсутствия в распоряжении внесенных изменений (исправлений). .

Соответственно, если в составлении документа участвовали представители нескольких организаций, то все они должны заверить исправления своими подписями.

Вот на этом этапе обычно и возникают сложности, поскольку может случиться так, что с момента составления документа до внесения в него исправлений много воды утекло и некоторые люди, составившие документ, занимают уже другие должности или попросту уволились из организации. И многие бухгалтеры задают вопрос: а можно ли исправлять документ в этом случае? Ведь при буквальном прочтении пункта 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ получается, что должны совпадать и должности, и ф. и. о. лиц, которые изначально подписали документ, а потом заверили своими подписями исправления. Но, согласитесь, было бы странным, если бы увольнение конкретных физических лиц, которые участвовали в составлении первичного документа и допустили в нем ошибку, стало бы препятствием для его исправления.

Однако как это сделать? Для ответа на этот вопрос нужно рассмотреть способы внесения исправлений в первичку, которых всего три.

Как исправить, зачеркивая неправильное

Первый способ исправления традиционный — когда неправильный текст зачеркивается, а над (под) ним (или если места мало, то на свободном поле документа) указывается верный, после чего делается исправительная надпись.

Пример. Внесение исправлений путем зачеркивания неправильных сумм в документе

НАКЛАДНАЯ № 48 от 30.04.2015
НА ОТПУСК МАТЕРИАЛОВ

Исправленному 15.05.2015 в строке 1 графы 4 «6140,00» на «7140,00» верить.

Может ли такое исправление подписать лицо, которое заняло должность уволившегося работника, принимавшего участие в составлении документа? Может, хотя выглядеть это будет странно. Ведь получается, что человек, который не принимал участия в операции, свидетельствует о том, что она была неправильно отражена в составленном тогда документе. К тому же новый работник может просто отказаться подписывать такие исправления и будет в своем праве.

Как исправить, составляя новый документ

Второй способ исправления документа — составление нового, правильного документа с теми же реквизитами. В этом случае мы делаем вид, что документа с ошибками вообще не было. Для применения этого способа исправлений нужно, чтобы выполнялись два условия:

1) все экземпляры изначального документа должны быть уничтожены. Иначе один и тот же факт хозяйственной жизни организации будет зафиксирован в двух бумагах с разным содержанием, а это может привести к путанице и спорам;

2) в новом документе должны расписаться те же лица, которые составляли изначальный документ.

Как исправить, составляя корректировочный документ

Поэтому если документ подписан лицами, которые не могут принять участия в его исправлении, нам придется воспользоваться третьим способом.

Он заключается в составлении корректировочного документа, то есть документа, в котором мы фиксируем, что в изначальном документе допущена ошибка, и указываем, какие сведения являются правильными. Ближайшая аналогия — внесение исправлений или корректировок в счета-фактуры.

А так как корректировочный первичный документ по сути является новым документом, то и составить его могут не те люди, которые составили изначальный документ, а те, кто обнаружил в нем ошибку.

Пример. Внесение исправлений путем создания корректировочного документа

/ условие / В первоначально оформленную накладную на отпуск материалов № 35 от 10.03.2015 была неправильно вписана общая сумма с учетом НДС: было указано 6 808,00 руб. вместо 6 608,00 руб.

К дате выявления ошибки и внесения исправлений 23.06.2015 главный бухгалтер Л.Ю. Смирнова уволилась и на эту должность был принят новый работник И.В. Сергеев.

/ решение / Корректировочная накладная на отпуск материалов с внесенной в нее правильной общей суммой с учетом НДС будет выглядеть так.

НАКЛАДНАЯ № 35 от 10.03.2015
НА ОТПУСК МАТЕРИАЛОВ

Исправление № 1 от 23.06.2015

Кстати, аналогичный способ был предложен ФНС, согласован с Минфином и описан в Письме про порядок исправления универсального передаточного документа. Его можно применять независимо от того, как составляется документ — в бумажном или электронном виде. Итак, к первоначально оформленному первичному документу, если в нем впоследствии обнаружили ошибки, можно оформить корректировочный документ. Или даже несколько таких документов, если было несколько правок. Такие корректировочные документы должны иметь последовательную нумерацию в строго хронологическом порядке.

Говоря о внесении исправлений в первичку, мы, как правило, подразумеваем документы, составленные на бумаге. Но Закон № 402-ФЗ уравнял первичные учетные документы на бумажном носителе и документы, составленные в электронном виде, заверенные электронной подписью.

Как исправить электронный документ

При этом Закон о бухучете не разграничивает порядок внесения исправлений в зависимости от того, с каким первичным документом мы имеем дело: бумажным или электронным. Получается, что электронные документы тоже можно исправлять. Но исправить такие документы традиционным способом невозможно. Во-первых, обычно форматы электронных документов просто не допускают внесения исправлений в сформированные и подписанные документы. Во-вторых, в некоторых случаях нормативные акты прямо запрещают вносить исправления в электронные документы. В-третьих, даже если исправление возможно, то фактически это приводит к уничтожению изначального документа. Поэтому исправить электронный документ можно только путем составления нового документа. И подписать его смогут только те люди, которые работают в организации в момент обнаружения и исправления ошибк и Письмо ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@
1.2. . исправление заполненных с ошибками. показателей УПД [не препятствующих вычету НДС] рекомендуется производить путем составления нового исправленного экземпляра УПД. В новом экземпляре УПД. указывается порядковый номер исправления УПД и дата исправления.
В новый экземпляр УПД в этом случае рекомендуется переносить все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием по соответствующим позициям первичного учетного документа, нуждающимся в исправлении, новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных).
Указанный способ внесения исправлений соответствует законодательству. о бухгалтерском учете и НК РФ и может применяться для исправления показателей УПД как первичного учетного документа в любой его части и вне зависимости от того, составлен ли документ на бумажном носителе или в электронном виде.

Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
4.7. В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается. .

В завершение темы внесения исправлений в первичные документы отмечу, что, по мнению Минфина, если ошибки являются несущественными, то их можно не исправлять, так как это не делает документ дефектным для целей налогообложения. К несущественным Минфин относит ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), их стоимости и других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни, с которыми связано применение определенного порядка налогообложения. Как видите, подход к несущественным ошибкам в документах, подтверждающих расходы, сходен с подходом к ошибкам в счетах-фактурах. Причем Письмо Минфина, в котором высказана эта позиция, размещено на официальном сайте ФНС в качестве разъяснения, обязательного для применения налоговыми органам и Письмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 (направлено Письмом ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@ )
Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. .

Читать еще:  Автоматическое исправление текста

С правилами оформления и исправления первички мы более или менее разобрались, пора поговорить собственно о документообороте.

Внесение исправлений в первичные учетные документы

В комментируемом письме Минфин разрешил компаниям самостоятельно разрабатывать способы внесения исправлений в первичные учетные документы. Чиновники подчеркнули, что при этом надо учитывать требования правовых актов по бухгалтерскому учету и принимать во внимание особенности документооборота.

Минфин указал, что компании могут ориентироваться на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы. Например, Правила заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

А вот заменять первичный документ другим, даже с теми же реквизитами, по мнению Минфина, нельзя.

Как исправлять первичные документы

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

  • дату исправления;
  • подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Ошибки в первичных документах (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Обратите внимание: исправления в кассовые и банковские документы вносить нельзя (п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 16 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Корректировка счета-фактуры

Правила внесения исправлений в счет-фактуру предусмотрены пунктом 7 постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Правила заполнения счета-фактуры). Именно этим документом и надо руководствоваться.

Исправления в счет-фактуру вносятся продавцом (в том числе при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем составления новых экземпляров счетов-фактур или корректировочных счетов-фактур.

Не каждая ошибка требует исправлений. Корректировать счет-фактуру надо только при обнаружении ошибок, которые мешают налоговым органам идентифицировать:

  • продавца;
  • покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав;
  • наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав:
  • стоимость товаров;
  • налоговую ставку;
  • сумму налога, предъявленную покупателю.

Если выявлены именно такие неточности, продавец должен выставить новый (исправленный) экземпляр. В строке 1а нового счета-фактуры необходимо указать порядковый номер и дату внесения изменений (подп. «б» п. 1, п. 7 Правил заполнения счета-фактуры). В строке 1 нового счета-фактуры указываются номер и дата первоначального экземпляра (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры). Далее указываются остальные реквизиты с правильными значениями.

Новый экземпляр подписывают руководитель и главный бухгалтер организации (иные уполномоченные лица) или индивидуальный предприниматель, который также указывает реквизиты свидетельства о государственной регистрации (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры).

В случае, когда изменилась стоимость товаров или их количество (объем), и это подтверждено другими первичными документами, надо выставлять корректировочный счет-фактуру (п. 10 ст. 172 НК РФ, письмо ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@).

Исправления в УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) был рекомендован ФНС России письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Особенность этого документа в том, что он может совмещать в себе функции счета-фактуры и первичного передаточного документа. УПД со статусом 1 – это счет-фактура и передаточный документ, УПД со статусом 2 – только передаточный документ. Компания сама ставит в нужно месте «галочку» и обозначает таким образом, в каком качестве она использует в конкретном случае форму УПД.

Правила внесения исправлений в УПД прописаны в письме ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@.

УПД со статусом 2 можно исправлять по правилам, предусмотренным для обычной первички — достаточно просто зачеркнуть неверные данные и написать новые (с указанием даты исправления и подписью лица, внесшего исправления).

А вот УПД со статусом 1 – другое дело. При внесении исправлений в него надо учитывать и требования для исправлений счетов-фактур, и правила корректировки обычных первичных документов.

Существуют различия в порядке внесения исправлений в УПД со статусом 1 в зависимости от того, какой показатель подлежит исправлению.

Ситуация 1. Допущены ошибки в показателях, относящихся одновременно и к счету-фактуре, и к первичному учетному документу, которые в части счета-фактуры квалифицируются как ошибки, препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму НДС .

В данном случае составляется новый исправленный экземпляр УПД со статусом 1 в порядке, установленном пунктом 7 Правил заполнения счетов-фактур:

  • в новом УПД сохраняются данные показателей строки 1 первоначального УПД, и заполняется строка 1а, в которой указывается порядковый номер исправления и дата исправления.
  • в новый экземпляр переносятся все показатели из старого УПД, с указанием новых сведений по соответствующим позициям, требующим исправления;
  • подписание новый УПД в том же порядке, в каком был подписан первоначальный УПД.

В этой ситуации последствия исправления ошибок в целях налогообложения НДС и формирования налоговых обязательств по налогу на прибыль рекомендуется рассматривать аналогично, как если бы исправлялись отдельный счет-фактура и отдельный первичный учетный документ.

Ситуация 2. Допущены ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя и т.д.

При обнаружении таких ошибок новые экземпляры счетов-фактур не составляются.

При этом может возникнуть необходимость внести исправления в реквизиты составленного ранее УПД с целью изменения (уточнения) показателей (характеристик) задокументированного факта хозяйственной жизни. Например, реквизитов грузоотправителя, грузополучателя; номера расчетно-платежного документа; номера таможенной декларации и др.

В этих случаях надо составить новый исправленный экземпляр УПД. В новом экземпляре УПД сохраняются данные показателей строки 1 УПД, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, в которой указывается порядковый номер исправления УПД и дата исправления.

В новый экземпляр УПД в этом случае рекомендуется переносить все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием по соответствующим позициям первичного учетного документа, нуждающимся в исправлении, новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных).

Поскольку такие изменения производятся с целью исправления УПД только как первичного учетного документа, для визуального выделения такой ситуации в форме исправленного экземпляра УПД рекомендуется указывать статус 2, независимо от того, каким был первоначальный статус исправляемого УПД.

Новый исправленный экземпляр УПД не подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на подписание счетов-фактур лицом, а также главным бухгалтером. Соответственно, такой исправленный экземпляр УПД в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж не регистрируется.

Исправление первичных документов

Достаточно часто возникают вопросы, как же правильно внести исправления в первичные документы, как такие исправления отражаются в бухгалтерском учете и отчетности. Об этом мы расскажем в данной статье.

В соответствии с п.7 ст.9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 402-ФЗ) в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Ошибки в первичных учетных документах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. При этом исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено» (п.4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов СССР 29.07.83 № 105).

Таким образом, механизм внесения исправлений в первичные учетные документы, изложенный в п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ строго не регламентируется. Данные положения Закона № 402-ФЗ устанавливают только минимальные требования к содержанию исправленного первичного учетного документа: обязательное указание даты внесения исправлений, а также идентифицирующих сведений о лицах, внесших исправление.

Вместе с тем на практике применяется также исправление неверно заполненных первичных документов путем полной замены на новые документы с теми же реквизитами, с указанием даты внесения исправлений.

Следует отметить, что действующее законодательство и подзаконные нормативные акты не запрещают применение подобного порядка исправления. При этом, правомерность подобного порядка исправления первичных учетных документов, в том числе и в целях налогообложения, подтверждается и в частных разъяснениях Минфина РФ, например, исходя из Письма от 22.01.2016 № 07-01-09/2235 следует, что, с одной стороны, Законом № 402-ФЗ не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения ошибок в нем. С другой стороны, с учетом частей 2 — 4 ст. 8 Закона № 402-ФЗ, а также Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н, организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом № 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота.

Читать еще:  Как найти исправленную дисперсию

В настоящее время сложилась арбитражная практика по аналогичным ситуациям, согласно которой законодательство РФ не запрещает вносить изменения в первичные учетные документы, в том числе путем их замены на оформленные надлежащим образом, без изменения показателей, влияющих на объем и содержание произведенных хозяйственных операций (например, Постановление ФАС Московского округа от 21 мая 2008 N КА-А41/4238-08 по делу № А41-К2-14877/07, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.10.2009 по делу № А40-51820/08-14-203 (Постановлением ФАС Московского округа от 15.01.2010 данное Постановление оставлено без изменения), Постановление четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.03.2013 по делу N А13-9242/2012, где указано, что, а также Постановления Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.02.2013 по делу № А64-3569/2012).

С учетом вышеизложенного, а также сложившейся арбитражной практики представляется возможным сделать нижеследующий вывод.

Исправление первичных учетных документов допускается как путем внесения изменений в существующие документы, так и путем оформления новых в вышеуказанном порядке — т.е. с той же датой под тем же номером с указанием в первичном документе (либо в сопроводительном к нему письме) даты внесения исправления. При этом, реализация первого из названных способов исправления сопряжена с меньшими налоговыми рисками.

Не допускается внесение изменений в первичные учетные документы в одностороннем порядке. В этом случае следует учитывать сложившуюся арбитражную практику, например, Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 16.01.2015 № 10АП-14763/2014 по делу № А41-53651/14, согласно которому одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит закону и не влечет правовых последствий, а также Постановления Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 по делу № А43-27322/2014.

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете и отчетности регламентируется Приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010)» (далее — ПБУ 22/2010) и зависит от существенности ошибки и момента ее обнаружения.

Критерии существенности ошибки организация определяет самостоятельно с учетом п. 3 ПБУ 22/2010.

Мы рассмотрим самый сложный с точки зрения внесения исправлений случай – обнаружение ошибки после представления бухгалтерской отчетности и после ее утверждения.

В соответствии с пп. 1 п. 9 ПБУ 22/2010 существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде. При этом корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).

Согласно пп. 2 п. 9 ПБУ 22/2010 при исправлении существенной ошибки предшествующего отчетного года, выявленной после утверждения отчетности за этот год, помимо внесения исправлений в бухгалтерский учет производится корректировка сравнительных показателей бухгалтерской отчетности за отчетные периоды, отраженные в бухгалтерской отчетности организации за текущий отчетный год. Пересчет сравнительных показателей бухгалтерской отчетности осуществляется путем исправления показателей бухгалтерской отчетности, как если бы ошибка предшествующего отчетного периода никогда не была допущена (ретроспективный пересчет). Ретроспективный пересчет производится в отношении сравнительных показателей начиная с того предшествующего отчетного периода, представленного в бухгалтерской отчетности за текущий отчетный год, в котором была допущена соответствующая ошибка.

При этом п. 10 ПБУ 22/2010 предусмотрено, что в случае исправления существенной ошибки предшествующего отчетного года, выявленной после утверждения бухгалтерской отчетности, утвержденная бухгалтерская отчетность за предшествующие отчетные периоды не подлежит пересмотру, замене и повторному представлению пользователям бухгалтерской отчетности.

В соответствии с п. 14 ПБУ 22/2010 ошибка предшествующего отчетного года, не являющаяся существенной, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка. Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления указанной ошибки, отражаются в составе прочих доходов или расходов текущего отчетного периода.

Энциклопедия решений. Исправление первичных документов

Исправление первичных документов

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

В частности, как и ранее, не допускается внесение изменений в кассовые и банковские документы, в бланки строгой отчетности (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У, п. 10 Положения. утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359). Таким образом, если ошибка допущена при оформлении кассового, банковского документа или БСО, такой документ к учету принят быть не может — его необходимо оформить заново. В других первичных документах (накладных, актах, карточках учета и пр.) исправления допустимы.

При этом, в письмах ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 12.01.2018 N СД-4-3/264, Минфина России от 23.10.2017 N 03-03-10/69280, от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъяснено, что что законодательством не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения в нем ошибок. По мнению Минфина России, организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом N 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота. При разработке таких способов можно ориентироваться также на действующие нормативные правовые акты, регулирующие аналогичные вопросы (например, Правила заполнения счета-фактуры). Так, в счет-фактуру исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указывают номер и дату прежнего счета-фактуры, а также порядковый номер и дату исправления. Таким образом, по совокупности в первоначальном документе и документе с исправленными данными имеется информация о неправильном и верном тексте, дате исправления и подтверждении исправления подписями. Кстати, такой порядок внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные в электронном виде, реализован форматами представления документов о передаче результатов работ (документа об оказании услуг), о передаче товаров при торговых операциях, а также счета-фактуры и документа, включающего в себя счет-фактуру (УПД).

В бумажном варианте исправительная запись должна содержать дату и подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Дополнительно о порядке исправления ошибок в первичном документе можно прочитать в разделе 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение N 105), которое применяется и в настоящее время (ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ). В общем случае, одной чертой зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. При этом зачеркивание производится таким образом, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть подтверждено надписью «исправлено» и подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления (пункты 4.2 и 4.3 Положения N 105).

Примечание

По мнению Минфина России, выраженному в письме от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Полагаем, что и для целей бухгалтерского учета могут использоваться аналогичные критерии существенности ошибок.

Полагаем, что сложности могут возникнуть только при исправлении кассовых документов (РКО, ПКО, БСО, листов кассовой книги), поскольку, с одной стороны, в них запрещено вносить поправки, а с другой, — нельзя заменить новыми. Корректным выглядит вариант, когда неправильный документ (и проводки по нему) не уничтожается, а к нему прикладывается новый. На порочном документе ставится надпись «ошибочно», дата, подписи, а также ссылка на правильный документ. В этом случае делаются исправительные проводки по ситуации — неправильная запись сторнируется.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector