Newcomposers.ru

IT Мир
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Каково максимальное количество адресатов в письме

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, как оформить реквизит «адресат»

Новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) принят Росстандартом от 08.12.2016 № 2004-ст . Стандарт вводится в действие с 1 июля 2018 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

В статье рассмотрим вопрос правильности оформления адресования документа: в организацию, физическому лицо и что нового в этом реквизите.

Знание порядка адресования документа важно, так как от точности написания этого реквизита зависит его доставка исполнителю, минуя лишние инстанции и быстрота принятия решения, по проблемам изложенным в документе.

Реквизит «адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов таких, как докладные, служебные записки, объяснительные, заявления и др.).

Адресатом документа может быть:

  • организация,
  • структурное подразделение организации,
  • должностное лицо,
  • физическое лицо.

Изменения в реквизите « адресат» минимальны, поскольку основная задача в новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.

Наиболее значимые изменения в реквизите «адресат»

1.Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:

Ректору Сибирского федерального университета

Если документ адресован физическому лицу:

пр. Мира д.4 кв.22

г. Красноярск, 660011

2. Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева

3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Составные части реквизита «адресат»

Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

  • наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
  • наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
  • указание должности получателя (в дательном падеже);
  • фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Иванову С.П.);
  • почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1-1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 12 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Что сохранилось в реквизите «адресат»?

1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Губернатору Красноярского края

2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Федеральное архивное агентство

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Федеральное архивное агентство

Отдел государственной службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Руководителю договорно- правового отдела

3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»

Руководителям управлений Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Сибирский федеральный университет

Профсоюзная ул., д. 82,

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Красноярск, 660077

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

План урока по МДК 01.05 Делопроизводство и режим секретности по теме: «Составление и оформление служебных писем»

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ

МДК 01.05 Делопроизводство и режим секретности

«Составление и оформление служебных писем»

Преподаватель Е.В. Ивлева

«Составление и оформление служебных писем»

закрепление теоретических знаний и формирование практического навыка оформления служебных писем;

способствование развитию познавательных способностей: интереса к предмету и профессии, умению оперировать полученными знаниями и планировать свою деятельность;

способствование развитию навыков самостоятельного мышления, повышению мотивации к изучению делопроизводства и режима секретности и учебной практики;

урок совершенствования знаний, умений и навыков

видеопроектор, бумага формата А4, линейка, ластик, карандаш, зеленая ручка

методические рекомендации по выполнению практической работы по теме: «Оформление служебного письма»; Инструкция по делопроизводству в ОВД, учебник Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) М.И. Басаков, О.И. Замыцкова

7. Метод проведения:

I . Начало занятия — 20 мин.

1. Организационный момент

сообщение темы и цели.

1.2 Актуализация знаний

 представление презентации обучающимся (приложение 1);

повторение теоретического материала в виде фронтального опроса и работы по карточкам (приложение 2, 3)

 объяснение порядка выполнения работы;

 разъяснение оформления отдельных реквизитов;

использование справочной литературы;

сообщение длительности оформления практической работы;

II . Основная часть: — 60 мин.

 выполнение практического задания с раздаточного материала, с использованием полученного инструктажа (приложение 4)

 разъяснение вопросов, возникших у отдельных обучающихся;

обмен работами между обучающимися – проверка по эталону (приложение 5).

III . Заключительная часть: — 10 мин.

 подведение итогов; выставление оценок;

задание на дом (приложение 6).

1. Какие виды бланков вы знаете? На чем оформляют письмо?

2. Какие требования предъявляются к оформлению письма на формате А5?

3. Дайте определение «служебные письма».

4. Из каких частей состоит текст письма, что в них излагается?

5. Главная цель письма?

6. Расскажите о формах изложения текста письма.

Читать еще:  Адрес получателя на конверте

7. Какие потоки писем вы знаете?

8. Какие виды писем вы знаете?

9. Что представляет собой гарантийное письмо и кто его подписывает?

10. Каково максимальное количество адресатов?

11. В скольких экземплярах оформляется служебное письмо?

12. Кто подписывает письма?

13. Перечислите реквизиты письма.

14. Какой реквизит не оформляется на письме?

15. От какого положения табулятора оформляется адресат? И что в нем указывается при адресовании должностному лицу?

16. Перечислите реквизиты бланка письма.

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ

1. Какие виды бланков вы знаете?

Общий бланк, бланк конкретного вида документа, бланк письма

На чем оформляют письмо?

Письма оформляются на бланке письма или на чистых листах формата А4 и А5.

2. Какие требования предъявляются к оформлению письма на формате А5?

На формате А5 оформляется в том случае, если объем текста не превышает шести машинописных строк. В этом случае заголовок к тексту письма не составляется.

3. Дайте определение «служебные письма».

Служебное письмо – это единственный документ, который не имеет названия вида документа.

4. Из каких частей состоит текст письма, что в них излагается?

Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решение вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления письма. Во второй части излагается основная мысль документа: выводы, просьбы, предложения, замечания.

5. Главная цель письма?

Главная цель письма – побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить.

6.Расскажите о формах изложения текста письма.

В письмах используются следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа («считаем необходимым»);

от 1-го лица единственного числа («считаю необходимым»);

от 3-го лица единственного числа («акционерное общество не возражает»).

7.Какие потоки писем вы знаете?

входящие (поступающие) и исходящие (отправляемые).

Исходящие письма делятся на две группы: инициативные и ответные . Если письмо ответное, то составитель указывает дату и номер документа, на который он отвечает, — ссылку на регистрационный номер и дату документа — говорим.

8. Какие виды писем вы знаете?

Сопроводительное письмо – информирует адресата о направлении ему прилагаемых документов.

Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого-либо действия

Письма-приглашения предлагаю адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии.

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.

Письмо-извещение и чаще всего является ответом на запрос. («извещаем», «сообщаем»)

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевод, ценности), о том, что ранее составленный документ остается в силе (от глагола «подтверждать»).

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Гарантийное письмо представляет собой документ, обеспечивающий исполнения изложенных в нем обязательств.

Инициативные письма – это письма, требующие ответа.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер относительно инициативных писем: тема их текста уже задана, и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса – принятие или отказ от предложения либо от выполнения просьбы.

9. Что представляет собой гарантийное письмо и кто его подписывает?

Гарантийное письмо представляет собой документ, обеспечивающий исполнения изложенных в нем обязательств. Они имеют две подписи – руководителя и главного бухгалтера.

10.Каково максимальное количество адресатов?

Максимальное количество экземпляров – четыре.

Если их больше, то на обороте последней страницы документа оформляется рассылка по экземплярам, а на каждом экземпляре указывается только один адрес.

11. В скольких экземплярах оформляется служебное письмо?

Количество адресатов плюс отпуск.

12. Кто подписывает письма?

Письма подписывает руководитель организации. Письма финансового характера могут иметь две подписи (руководителя и главного бухгалтера) и удостоверяться печатью.

Право подписи закрепляется уставом или положением об организации. В нормативных документах должен быть предусмотрен порядок подписания документа при отсутствии должностного лица.

13. Перечислите реквизиты письма.

Реквизиты служебного письма структурного подразделения ОВД:

реквизиты бланка письма;

отметка о наличии приложения;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении и направлении его в дело.

14. Какой реквизит не оформляется на письме?

Наименование вида документа

15. От какого положения табулятора оформляется адресат? И что в нем указывается при адресовании должностному лицу?

От 4, Должность, наименование организации, И.О.Ф

16. Реквизиты бланка письма

эмблема МВД России, наименование вышестоящего ОВД, наименование подразделения, справочные данные, ограничительные отметки для даты и регистрационного номера, ограничительные отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа, ограничительная отметка для аннотации документа

по теме: «Назначение, состав и порядок оформления служебных писем»

I . Укажите, верны ли следующие утверждения.

1. Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей:

2. В служебном письме текст пишется от 1-го лица множественного числа:

3. Служебное письмо можно оформить на бланке конкретного вида документа:

4. Максимальное количество адресатов в письме – 4:

II . Выберите правильный вариант ответа.

5. Руководитель и главный бухгалтер подписывают:

б) рекламное письмо;

в) гарантийное письмо.

6. Текст служебного письма можно оформить на формате А5, если:

а) нет бланка формата А4;

б) текст письма не превышает 6 строк;

в) есть соответствующее указание руководителя.

7. В состав реквизитов служебного письма не входит:

а) название вида документа;

8. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется:

а) на всех документах;

б) только на присылаемых документах;

в) по усмотрению секретаря.

III . Вставьте пропущенные в тексте слова.

9. Текст письма может состоять только из одной _________ части.

10. Как правило, максимальный объем письма ____ листа, вторая страница оформляется на _________ листе.

IV . Установите соответствие

1. сопроводительное письмо

а) составляется для конкретного адресанта и чаще всего является ответом на запрос;

б) письма, требующие ответа;

3. инициативные письма

в) информирует адресанта о направлении ему прилагаемых документов.

по теме: «Назначение, состав и порядок оформления служебных писем»

I . Укажите, верны ли следующие утверждения.

1. Текст служебного письма может состоять только из одной части:

2. В служебном письме текст пишется от 3-го лица множественного числа:

3. Служебное письмо можно оформить на формате А5:

4. Служебное письмо может иметь две подписи:

II . Выберите правильный вариант ответа.

5. Реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа» оформляется:

а) во всех письмах;

б) в ответных письмах;

в) инициативных письмах.

6. Печатью удостоверяется:

в) гарантийное письмо.

7. В служебном письме максимальное количество адресатов:

8. В письме отметка о поступлении документа в организацию проставляется:

а) в правом нижнем углу первого листа документа;

б) в левом нижнем углу последнего листа документа;

в) на любом свободном месте.

III . Вставьте пропущенные в тексте слова.

9. Тест письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается ________________________, во второй части ________________________.

10. Служебное письмо – это единственный документ, который не имеет _________ документа.

IV . Установите соответствие

1. информационное письмо

а) содержит сообщение о получении какого-либо отправления;

2. гарантийное письмо

б) сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии;

Читать еще:  Запасной адрес эл почты

в) документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.

Оформляем документ: правила составления реквизита «Адресат»

Пример 5

Документ адресуется структурному подразделению организации. Не забывайте указывать полное наименование структурного подразделения:

Пример 6

Документ направляется конкретному должностному лицу:

Пример 7

Документ адресуется руководителю организации (его заместителю). Указывайте наименование организации в составе наименования должности адресата:

Пример 8

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученую степень или ученое звание (в т.ч. академическое), то в «Адресате» можно указать соответствующее звание или степень. Они приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией:

Пример 9

При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже:

Пример 10

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже:

Почтовый адрес

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. При адресовании документа разовому корреспонденту почтовый адрес может входить в состав реквизита «Адресат». Его следует оформлять в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111 (с изменениями и дополнениями).

Пример 11

При адресовании документа гражданину, в т.ч. индивидуальному предпринимателю, вначале указывают фамилию и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем – почтовый адрес:

Пример 12

При адресовании корреспонденции за пределы Беларуси (в страны СНГ) дополнительно указывают название страны:

Предельное количество адресатов на документе

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более 4 адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. Форма списка определена в приложении 2 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах в Республике Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе – на каждом экземпляре указывают только одного адресата или обобщенное наименование адресатов.

После отправки экземпляров документа список на рассылку помещают в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней.

Обращаем внимание, если документ является ответом, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

Новый гост для оформления документов

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

  1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
  2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
  3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
  4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
  5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
  6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
  7. Печать не должна заходить на подпись.
  8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
  9. На копии надо написать, где находится подлинник.
  10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

Читать еще:  I forgot my password

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН , ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.

Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают Это пример оформления продольного бланка из госта для документов

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Каково максимальное количество адресатов в письме

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2. Лист должен иметь поля не менее:

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять «05.06.2007».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «05 июня 2003 г.»

4. Исходящий номер.

Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

5. Ссылка на входящее письмо

Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ООО «Компания «Название»

Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:

ООО «Компания «Название»

ООО «Компания «Название»

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ООО «Компания «Название»

Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Свободы, д. 5, кв. 12,

г. Ярославль, 150000

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В письме используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («общество не возражает», «ООО «Название» считает возможным»).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное — на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector