Newcomposers.ru

IT Мир
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как восстановить ячейки в excel

Восстановление информации в Excel

Работая в Excel, вы несколько часов (дней, недель, месяцев, лет) вводили в таблицу базы данных информацию. И вдруг в один совсем не прекрасный день файл перестал открываться… Шок, растерянность, поиск сохраненных копий (если есть что искать), призывы о помощи.

. к системному администратору, откат системы с потерей части выполненной работы…

Есть специальные программы, выполняющие восстановление информации в файлах Excel, но мы попробуем обойтись без них, используя лишь внутренние возможности самой программы MS Excel.

Причин порчи файлов может быть великое множество, и на них мы останавливаться не станем! Есть достаточно простой способ восстановления информации, который несколько раз помог мне решить подобную проблему достаточно быстро и просто. В этой статье я хочу им поделиться. Возможно, кому-нибудь из вас, уважаемые читатели, этот способ тоже пригодится, но лучше будет, если подобные проблемы никогда перед вами не возникнут.

Переходим к рассмотрению вопроса на небольшом примере.

Итак, у нас есть (точнее — был) в наличии файл «Источник.xls», состоящий из одного листа с базой данных в виде таблицы, которая содержит информацию о сборке изделий А01 тремя производственными участками по месяцам в течение года.

И вот этот файл перестал открываться.

Порядок действий.

1. Создаем два новых файла в Excel, и называем их, например, «1.xls» и «2.xls».

2. Открываем оба созданных файла Excel.

3. В файле «1.xls» на листе «Лист1» выделяем диапазон пустых ячеек A1…E18. Выделенный диапазон должен быть заведомо больше, чем размер утерянной таблицы. Здесь придется напрячь память и вспомнить приблизительные размеры области листа, которую мы хотим восстановить.

Если выделите меньшую область, чем занимает восстанавливаемая информация, то придется повторить всю описываемую процедуру, выделив бóльшую область.

4. Нажимаем в главном меню кнопку «Правка» и выбираем «Копировать». Выделенный пустой диапазон оказывается скопированным в буфер обмена информации.

5. Нажимаем кнопку главного меню «Окно» и переходим к файлу «2.xls», выбрав его на выпавшей вкладке.

6. Выделяем на листе «Лист1» открывшегося файла «2.xls» верхнюю левую ячейку A1.

7. Жмем вновь кнопку главного меню «Правка», выбираем в выпавшем меню «Специальная вставка».

8. В открывшемся одноименном окне «Специальная вставка» нажимаем кнопку «Вставить связь».

9. Снова нажимаем в главном меню кнопку «Правка» и выбираем в выпавшем меню «Связи».

10. В появившемся окне «Изменение связей» нажимаем кнопку «Изменить».

11. Для завершения процесса в выпавшем окне «Изменить источник:1.xls» указываем наш проблемный файл «Источник.xls» закрываем окно «Изменение связей».

В файле «2.xls» мы должны увидеть данные из испорченного файла. Выглядит восстановленная информация так, как показано на рисунке слева от этого текста.

12. После восстановления информации следует отключить связь файла «2.xls» с файлом «Источник.xls». Для этого нажимаем кнопку главного меню «Правка» и в выпавшем меню выбираем «Связи».

13. В появившемся окне «Изменение связей» нажимаем кнопку «Разорвать связь» и закрываем окно.

Важно повторить все шаг в шаг и не игнорировать ни одно из перечисленных действий!

На этом восстановление информации завершено. Да, форматирование и формулы утеряны, но проблему решить удалось, и данные в виде значений получилось извлечь. Далее предстоит вручную заново отформатировать таблицу и восстановить формулы, но самое главное – объемная база данных исходных значений восстановлена!

Рассмотренный метод восстановления информации в Excel работает не во всех случаях. Мне, видимо, везло, и пару-тройку раз за последние десять лет он меня выручал.

Я думаю, вы поняли, что смысл описанных действий заключается в организации связи программными запросами MS Excel с данными внутри закрытого и заблокированного по неизвестным причинам файла. Если в результате порчи файла данные внутри остались неизмененными, с высокой степенью вероятности вы их извлечете.

Подписывайтесь на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы.

Уважаемые читатели, вопросы и отзывы об использовании на практике описанного метода восстановления информации в Excel пишите в комментариях. Ваши результаты – это ценный опыт для коллег, которые прочтут этот материал позже.

Отображение скрытых ячеек в Microsoft Excel

При работе с таблицами Excel иногда нужно скрыть формулы или временно ненужные данные, чтобы они не мешали. Но рано или поздно наступает момент, когда требуется скорректировать формулу, или информация, которая содержится в скрытых ячейках, пользователю вдруг понадобилась. Вот тогда и становится актуальным вопрос, как отобразить скрытые элементы. Давайте выясним, как можно решить данную задачу.

Процедура включения отображения

Сразу нужно сказать, что выбор варианта включения отображения скрытых элементов в первую очередь зависит от того, каким образом они были скрыты. Зачастую эти способы используют совершенно разную технологию. Существуют такие варианты скрыть содержимое листа:

  • сдвиг границ столбцов или строк, в том числе через контекстное меню или кнопку на ленте;
  • группирование данных;
  • фильтрация;
  • скрытие содержимого ячеек.

А теперь попробуем разобраться, как можно отобразить содержимое элементов, скрытых при помощи вышеперечисленных методов.

Способ 1: размыкание границ

Чаще всего пользователи прячут столбцы и строки, смыкая их границы. Если границы были сдвинуты очень плотно, то потом трудно зацепиться за край, чтобы раздвинуть их обратно. Выясним, как это можно сделать легко и быстро.

    Выделяем две смежные ячейки, между которыми находятся скрытые столбцы или строки. Переходим во вкладку «Главная». Кликаем по кнопке «Формат», которая расположена в блоке инструментов «Ячейки». В появившемся списке наводим курсор на пункт «Скрыть или отобразить», который находится в группе «Видимость». Далее в появившемся меню выбираем пункт «Отобразить строки» или «Отобразить столбцы», в зависимости от того, что именно скрыто.

  • После этого действия скрытые элементы покажутся на листе.
  • Существует ещё один вариант, который можно задействовать для отображения скрытых при помощи сдвига границ элементов.

      На горизонтальной или вертикальной панели координат, в зависимости от того, что скрыто, столбцы или строки, курсором с зажатой левой кнопкой мыши выделяем два смежных сектора, между которыми спрятаны элементы. Кликаем по выделению правой кнопкой мыши. В контекстном меню выбираем пункт «Показать».

  • Скрытые элементы будут тут же отображены на экране.
  • Эти два варианта можно применять не только, если границы ячейки были сдвинуты вручную, но также, если они были спрятаны с помощью инструментов на ленте или контекстного меню.

    Способ 2: Разгруппировка

    Строки и столбцы можно также спрятать, используя группировку, когда они собираются в отдельные группы, а затем скрываются. Посмотрим, как их отобразить на экране заново.

    1. Показателем того, что строки или столбцы сгруппированы и спрятаны, является наличие значка «+» слева от вертикальной панели координат или сверху от горизонтальной панели соответственно. Для того, чтобы показать скрытые элементы, достаточно нажать на этот значок.
    Читать еще:  Сервер потокового видео

    Также можно их отобразить, нажав на последнюю цифру нумерации групп. То есть, если последней цифрой является «2», то жмите на неё, если «3», то кликайте по данной цифре. Конкретное число зависит от того, сколько групп вложено друг в друга. Эти цифры расположены сверху от горизонтальной панели координат или слева от вертикальной.

    После любого из данных действий содержимое группы раскроется.

  • Если же для вас этого недостаточно и нужно произвести полную разгруппировку, то сначала выделите соответствующие столбцы или строки. Затем, находясь во вкладке «Данные», кликните по кнопке «Разгруппировать», которая расположена в блоке «Структура» на ленте. В качестве альтернативного варианта можно нажать комбинацию горячих кнопок Shift+Alt+стрелка влево.
  • Группы будут удалены.

    Способ 3: снятие фильтра

    Для того, чтобы скрыть временно ненужные данные, часто применяют фильтрацию. Но, когда наступает необходимость вернуться к работе с этой информацией, фильтр нужно снять.

      Щелкаем по значку фильтра в столбце, по значениям которого производилась фильтрация. Такие столбцы найти легко, так как у них обычная иконка фильтра с перевернутым треугольником дополнена ещё пиктограммой в виде лейки.

    Открывается меню фильтрации. Устанавливаем галочки напротив тех пунктов, где они отсутствуют. Именно эти строки не отображаются на листе. Затем кликаем по кнопке «OK».

  • После этого действия строки появятся, но если вы хотите вообще удалить фильтрацию, то нужно нажать на кнопку «Фильтр», которая расположена во вкладке «Данные» на ленте в группе «Сортировка и фильтр».
  • Способ 4: форматирование

    Для того чтобы скрыть содержимое отдельных ячеек применяют форматирование, вводя в поле типа формата выражение «;;;». Чтобы показать спрятанное содержимое, нужно вернуть этим элементам исходный формат.

      Выделяем ячейки, в которых находится скрытое содержимое. Такие элементы можно определить по тому, что в самих ячейках не отображается никаких данных, но при их выделении содержимое будет показано в строке формул.

    После того, как выделение было произведено, кликаем по нему правой кнопкой мыши. Запускается контекстное меню. Выбираем пункт «Формат ячеек…», щелкнув по нему.

    Запускается окно форматирования. Производим перемещение во вкладку «Число». Как видим, в поле «Тип» отображается значение «;;;».

  • Очень хорошо, если вы помните, каково было изначальное форматирование ячеек. В таком случае вам только останется в блоке параметров «Числовые форматы» выделить соответствующий пункт. Если же вы не помните точного формата, то опирайтесь на сущность контента, который размещен в ячейке. Например, если там находится информация о времени или дате, то выбирайте пункт «Время» или «Дата», и т.п. Но для большинства типов контента подойдет пункт «Общий». Делаем выбор и жмем на кнопку «OK».
  • Как видим, после этого скрытые значения снова отображаются на листе. Если вы посчитаете, что отображение информации некорректно, и, например, вместо даты видите обычный набор цифр, то попробуйте ещё раз поменять формат.

    При решении проблемы отображения скрытых элементов главная задача состоит в том, чтобы определить, с помощью какой технологии они были спрятаны. Потом, исходя из этого, применять один из тех четырех способов, которые были описаны выше. Нужно уяснить, что если, например, контент был скрыт путем смыкания границ, то разгруппировка или снятие фильтра отобразить данные не помогут.

    Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

    Скрытые ячейки в таблице Excel: как показать

    Наличие возможности скрыть неиспользуемые ячейки в таблице Эксель – отличный способ временно убрать с экрана часть данных, которые занимают место на экране. Однако если другой пользователь откроет такой файл, он может не понять, почему нарушена нумерация строк или порядок столбцов, и каким образом сделать так, чтобы они отображались в полном объеме. В данной статье мы рассмотрим, каким образом можно отобразить скрытые ячейки в Excel.

    Отображение скрытых ячеек в Эксель

    Перед тем, как отобразить скрытые ячейки Excel, нужно понять, каким образом и при помощи какого инструмента их скрыли, так как от этого зависят наши дальнейшие действия:

    • изменение границ строк или столбцов при помощи контекстного меню или инструментов ленты;
    • группировка строк или столбцов;
    • использование инструмента “Фильтр”;
    • специальный формат отображения, позволяющий сделать содержимое ячеек невидимым.

    Метод 1: сдвиг границ ячеек

    Если строки или столбцы были скрыты физически методом сдвига границ, то раскрыть их можно вручную при помощи мыши. Но в этом случае придется очень аккуратно работать указателем, наводя его на нужные границы элементов и раздвигая их. А если скрытых ячеек много, то задача может стать и крайне сложной или и вовсе невыполнимой. Однако не стоит отчаиваться, так как существует простой и быстрый метод.

    1. С помощью нажатой левой кнопке мыши выделяем пару ячеек, расположенных одна над другой (в случае со строками) или одна рядом с другой (в случае со столбцами). При этом важно, чтобы скрытые ячейки находились между выделяемыми. Понять это легко, так как в этом случае будет нарушена нумерация строк или алфавитный порядок названий столбцов. После того, как нужные объекты выделены, находясь во вкладке “Главная”, находим кнопку “Формат” в группе инструментов “Ячейки”. Нажимаем на нее левой кнопкой мыши.
    2. В раскрывшемся списке находим пункт “Скрыть или отобразить”, после клика на него в появившемся перечне выбираем “Отобразить строки” или “Отобразить столбцы”, смотря что требуется раскрыть. В нашем случае – раскрываем строки.
    3. Скрытые строки таблицы сразу же появятся на рабочем листе книги.

    Подобного результата можно достичь и другим, более быстрым и простым способом.

    1. Выделяем с помощью зажатой левой кнопки мыши строки или столбцы, между которыми есть скрытые элементы, воспользовавшись координатными панелями (порядковые номера для строк и латинские буквы для столбцов). Затем жмем правую кнопку мыши и выбираем в появившемся меню строку “Показать”. В нашем случае мы покажем на примере скрытых строк.
    2. После этого скрытые строки в выделенном диапазоне отобразятся на экране монитора.

    Описанные выше варианты применяются во всех случаях, когда границы строк или столбцов были скрыты вручную, при помощи контекстного меню или инструментов из раздела “Ячейки” на ленте (вкладка “Главная”).

    Метод 2: отмена группировки ячеек

    Группировка – инструмент Эксель, который также позволяет временно скрывать диапазон строк или столбцов, объединяя их в группы, сворачиваемые и раскрываемые при помощи специальных управляющих кнопок. Разберем метод раскрытия сгруппированных ячеек подробнее:

    1. Сначала определяем, что на листе есть скрытые при помощи группировки данные. Если это так, то над панелью названий столбцов, либо слева от панели номеров строк будут отображаться значки в виде плюса (“+”). Нажатие на значок приведет к раскрытию сгруппированных ячеек.
    2. Еще один способ, пользуясь которым можно раскрыть сгруппированные ячейки – нажать на кнопки с цифрами, расположенные в то же области, что и значки “+”, описанные выше. Если цифр несколько – выбираем максимальную из них и кликаем по ней левой кнопкой мыши.
    3. И после Шага 1, и после Шага 2 скрытые строки или столбцы будут раскрыты.
    4. Можно отменить группировку совсем. Для этого выделяем группу столбцов на координатной панели (в нашем случае – горизонтальной), переходим во вкладку “Данные”, находим в ленте кнопку “Структура”, при нажатии на которую будет предложен перечень действий с ячейками. Выбираем команду “Разгруппировать”.
    5. Аналогично действуем в случае со скрытыми при помощи группировки строками, за исключением того, что нам нужно теперь выбрать диапазон строк на вертикальной координатной панели.
    6. Для удаления группировки можно также использовать сочетание клавиш Shift+Alt+Стрелка влево.

    Метод 3: выключение фильтра

    Фильтрация данных таблицы – действенный метод поиска и систематизации больших объемов данных. Однако использование данного инструмента делает часть строк в таблице скрытой. Давайте посмотрим, как убрать фильтр, когда он больше не нужен.

    Читать еще:  Формула расцепить в excel

    1. Находим столбец, который отфильтрован по определенному признаку. Активный фильтр обозначается пиктограммой воронки, расположенной рядом с перевернутой стрелкой.
    2. Жмем на пиктограмму фильтра и переходим в окно с настройками фильтрации. Чтобы отобразить данные, отмечаем галочкой каждого значение, либо выбираем верхний пункт “Выделить все”. Затем жмем OK.
    3. После отмены фильтра в таблице отобразятся все скрытые элементы.

    Если фильтр в таблице больше не нужен, переходим на вкладку “Данные”, где нажимаем кнопку “Фильтр” в разделе инструментов “Сортировка и фильтр”.

    Метод 4: форматирование ячеек

    Чтобы скрыть данные отдельных ячеек от посторонних глаз, в программе Excel предусмотрено специальное форматирование, когда формат ячейки задается в виде “ ;;; “. Давайте посмотрим, как определить подобные ячейки и поменять их формат, сделав скрытое содержимое видимым.

    1. Определяем ячейки со скрытыми данными – такая ячейка выглядит пустой, но при ее выделении в строке формул отобразятся данные.
    2. Выделяем область со скрытыми данными и щелкаем по ней правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем строку “Формат ячеек…”.
    3. В открывшемся окне с параметрами форматирования ячеек на первой вкладке “Число” проверяем установленный формат – он должен быть задан как “;;;”.
    4. Чтобы не ошибиться с выбором формата ячеек и снизить вероятность некорректного отображения данных (если Вы не уверены в том, какие данные были внесены) – выбирайте “Общий” формат. Если Вы точно знаете, что все данные были внесены в виде чисел (или, дат, времени, текста и т.д.) – выбирайте соответствующий пункт в списке форматов и затем жмите ОК.
    5. Смена формата отображения позволила вновь увидеть скрытые данные в выделенных ячейках. Если данные выглядят неправильно, следует “поиграть” с выбором формата, пока не будет определен корректный вариант.

    Заключение

    Таким образом, прежде, чем приступить, непосредственно, к отображению скрытых ячеек, сперва нужно выяснить, каким образом они были скрыты. Исходя из этого, используем один из методов, описанных выше. Если способ скрытия ячеек был определен неверно, то и метод, формально подходящий для того, чтобы раскрыть данные, вряд ли принесет ожидаемый результат, если вообще принесет.

    Отображение и скрытие сетки на листе

    Линии сетки — это бледные линии между ячейками на листе.

    При работе с линиями сетки следует учитывать указанные ниже моменты.

    По умолчанию цвет линий сетки на листах назначается приложением Excel. При необходимости цвет линий сетки на отдельном листе можно изменить, щелкнув кнопку Цвет линий сетки в разделе Параметры отображения листа (вкладка Файл, пункт Параметры, категория Дополнительно).

    Пользователи часто путают границы и линии сетки в Excel. Линии сетки нельзя настроить так, как границы. Инструкции по изменению ширины и других атрибутов линий границ см. в статье Применение и удаление границ ячеек на листе.

    Если вы применяете цвет заливки к ячейкам на листе, вы не сможете просматривать и печатать линии сетки ячеек для этих ячеек. Чтобы просмотреть или распечатать линии сетки для этих ячеек, удалите цвет заливки, выделив ячейки, а затем щелкните стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки (вкладкаГлавная , группа Шрифт ), а чтобы удалить цвет заливки, выберите вариант Нет заливки.

    Примечание: Заливку необходимо удалить полностью. Если просто изменить ее цвет на белый, линии сетки останутся скрытыми. Чтобы сохранить цвет заливки, но оставить видимыми линии, разделяющие ячейки, можно использовать вместо линий сетки границы. Дополнительные сведения см. в статье Применение и удаление границ ячеек на листе.

    Линии сетки всегда применяются ко всему листу или книге, а не к отдельным ячейкам и диапазонам. Чтобы выборочно отобразить линии вокруг определенных ячеек или диапазонов ячеек, используйте вместо линий сетки (или в дополнение к ним) границы. Дополнительные сведения см. в статье Применение и удаление границ ячеек на листе.

    Если на листе не должно быть линий сетки, их можно скрыть.

    Совет: Если выделено несколько листов, в строке заголовка вверху листа появится надпись [Группа]. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой невыделенный лист. Если невыделенных листов нет, щелкните правой кнопкой мыши ярлычок выделенного листа и в контекстном меню выберите команду Разгруппировать листы.

    В Excel 2007: на вкладке Вид в группе Показать/скрыть снимите флажок Сетка.

    В других версиях Excel: на вкладке Вид в группе Показать снимите флажок Сетка.

    Если линии сетки на листе скрыты, их можно снова отобразить, выполнив указанные ниже действия.

    Совет: Если выделено несколько листов, в строке заголовка вверху листа появится надпись [Группа]. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой невыделенный лист. Если невыделенных листов нет, щелкните правой кнопкой мыши ярлычок выделенного листа и в контекстном меню выберите команду Разгруппировать листы.

    В Excel 2007: на вкладке Вид в группе Показать/скрыть установите флажок Сетка.

    В других версиях Excel: на вкладке Вид в группе Показать установите флажок Сетка.

    Примечание: По умолчанию линии сетки не выводятся на печать. Чтобы линии сетки печатались, на вкладке Разметка страницы в группе Параметры листа установите флажок Печать в разделе Сетка.

    12 наиболее распространённых проблем с Excel и способы их решения

    Представляем вам гостевой пост, из которого вы узнаете, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы создаём себе сами.

    Читатели Лайфхакера уже знакомы с Денисом Батьяновым, который делился с нами секретами Excel. Сегодня Денис расскажет о том, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы зачастую создаём себе самостоятельно.

    Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».

    Читать еще:  Как скопировать строку вниз в excel

    Вы не даёте заголовки столбцам таблиц

    Многие инструменты Excel, например: сортировка, фильтрация, умные таблицы, сводные таблицы, — подразумевают, что ваши данные содержат заголовки столбцов. В противном случае вы либо вообще не сможете ими воспользоваться, либо они отработают не совсем корректно. Всегда заботьтесь, чтобы ваши таблицы содержали заголовки столбцов.

    Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц

    Это сбивает с толку Excel. Встретив пустую строку или столбец внутри вашей таблицы, он начинает думать, что у вас 2 таблицы, а не одна. Вам придётся постоянно его поправлять. Также не стоит скрывать ненужные вам строки/столбцы внутри таблицы, лучше удалите их.

    На одном листе располагается несколько таблиц

    Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.

    Вам будет неудобно полноценно работать больше чем с одной таблицей на листе. Например, если одна таблица располагается слева, а вторая справа, то фильтрация одной таблицы будет влиять и на другую. Если таблицы расположены одна под другой, то невозможно воспользоваться закреплением областей, а также одну из таблиц придётся постоянно искать и производить лишние манипуляции, чтобы встать на неё табличным курсором. Оно вам надо?

    Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах

    Очень часто пользователи, которые знают Excel достаточно поверхностно, отдают предпочтение такому формату таблицы:

    Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).

    Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.

    Если вы построите сводную таблицу, то обнаружите, что нет возможности легко получить данные по году или кварталу, так как показатели разнесены по разным полям. У вас нет одного поля по объёму продаж, которым можно удобно манипулировать, а есть 12 отдельных полей. Придётся создавать руками отдельные вычисляемые поля для кварталов и года, хотя, будь это всё в одном столбце, сводная таблица сделала бы это за вас.

    Если вы захотите применить стандартные формулы суммирования типа СУММЕСЛИ (SUMIF), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), то также обнаружите, что они не смогут эффективно работать с такой компоновкой таблицы.

    Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:

    Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»

    Ещё одна распространенная ошибка — это, имея какой-то стандартный формат таблицы и нуждаясь в аналитике на основе этих данных, разносить её по отдельным листам книги Excel. Например, часто создают отдельные листы на каждый месяц или год. В результате объём работы по анализу данных фактически умножается на число созданных листов. Не надо так делать. Накапливайте информацию на ОДНОМ листе.

    Информация в комментариях

    Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.

    Бардак с форматированием

    Определённо не добавит вашей таблице ничего хорошего. Это выглядит отталкивающе для людей, которые пользуются вашими таблицами. В лучшем случае этому не придадут значения, в худшем — подумают, что вы не организованы и неряшливы в делах. Стремитесь к следующему:

    1. Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
    2. Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
    3. Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.

    Объединение ячеек

    Используйте объединение ячеек только тогда, когда без него никак. Объединенные ячейки сильно затрудняют манипулирование диапазонами, в которые они входят. Возникают проблемы при перемещении ячеек, при вставке ячеек и т.д.

    Объединение текста и чисел в одной ячейке

    Тягостное впечатление производит ячейка, содержащая число, дополненное сзади текстовой константой « РУБ.» или » USD», введенной вручную. Особенно, если это не печатная форма, а обычная таблица. Арифметические операции с такими ячейками естественно невозможны.

    Числа в виде текста в ячейке

    Избегайте хранить числовые данные в ячейке в формате текста. Со временем часть ячеек в таком столбце у вас будут иметь текстовый формат, а часть в обычном. Из-за этого будут проблемы с формулами.

    Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор

    Выбирайте максимально контрастные комбинации цвета и фона. Хорошо выглядит на проекторе тёмный фон и светлые буквы. Самое ужасное впечатление производит красный на чёрном и наоборот. Это сочетание крайне неконтрастно выглядит на проекторе — избегайте его.

    Страничный режим листа в Excel

    Это тот самый режим, при котором Excel показывает, как лист будет разбит на страницы при печати. Границы страниц выделяются голубым цветом. Не рекомендую постоянно работать в этом режиме, что многие делают, так как в процессе вывода данных на экран участвует драйвер принтера, а это в зависимости от многих причин (например, принтер сетевой и в данный момент недоступен) чревато подвисаниями процесса визуализации и пересчёта формул. Работайте в обычном режиме.

    Ещё больше полезной информации про Excel можно узнать на сайте Дениса.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector