Newcomposers.ru

IT Мир
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как удалить список в excel

Как работать с выпадающим списком в Excel

Работа в Excel с таблицами и данными в них выстроена таким образом, чтобы пользователь мог комфортно обрабатывать и анализировать их. Для этого в программу встроены различные инструменты. Их использование предполагает наличие у пользователя некоторых знаний, но с ними Excel превращается в мощнейшее средство анализа. Разработчик Office старается большинство своих программ упростить так, чтобы ими мог полноценно пользоваться любой человек.

Электронную таблицу можно превратить в инструмент для анализа данных

Иногда перед автором документа возникает необходимость ограничения ввода. Например, в определённую ячейку должны быть введены данные только из заранее заданного набора. Эксель даёт такую возможность.

Создание раскрывающихся списков

Одной из самых распространённых причин для создания всплывающего списка является использование данных из ячейки в формуле Excel. Предусмотреть конечное количество вариантов проще, поэтому целесообразно будет дать выбор из нескольких значений, чтобы пользователь мог выбрать из готового набора. Кроме того, может быть ещё и другая причина: заранее заданный стиль документа. Например, для отчётов или других официальных документов. Одно и то же название отдела можно написать по-разному. Если этот документ позже будет обрабатываться машиной, более правильно будет использовать единый стиль заполнения, а не ставить перед ней задачу распознавания, к примеру, по ключевым словам. Это может внести элемент неточности в её работу.

Техническая сторона вопроса

Перед тем, как сделать выпадающий список в Excel, сформируйте на листе в диапазоне ячеек необходимые варианты. Проследите за тем, чтобы в этом перечне не было пустых строк, иначе Эксель не сможет создать нужный объект на листе. Введённые значения в строках можно отсортировать по алфавиту. Для этого найдите в Ленте настроек вкладку данные и нажмите на «Сортировку». Когда работа с данными у вас закончится, выделите нужный диапазон. В нём не должно быть пустых строк, это важно! Программа не сможет создать список с пустым элементом внутри себя, потому что пустая строка не будет восприниматься в качестве данных для выбора. При этом перечень данных вы можете сформировать и на другом листе, не только на том, где будет располагаться поле ввода. Допустим, вы не хотите, чтобы они были доступны для редактирования другим пользователям. Тогда имеет смысл расположить их на скрытом листе.

После того, как вы сформировали перечень данных, выделите ячейку, в которой должен быть создан выпадающий список. В Ленте настроек Excel на вкладке «Данные» найдите кнопку «Проверка». При нажатии на неё откроется диалоговое окно. В нём вам нужно выбрать пункт «Разрешить» и установить его значение на «Список». Так в этой ячейке способ ввода будет изменён на выбор из доступных вариантов. Но пока что эти варианты не определены. Для того, чтобы добавить их в созданный объект, в поле «Источник» введите диапазон данных. Чтобы не впечатывать их вручную, нажмите на значок ввода в правой части поля, тогда окно свернётся, и вы привычным выделением мышкой сможете выбрать нужные ячейки. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, окно откроется снова. Осталось нажать ОК, и в выделенной ячейке появится треугольник, значок выпадающего списка. Нажав на него, вы получите перечень вариантов, введённых вами ранее. После этого, если варианты расположены на отдельном листе, его можно скрыть, кликнув правой кнопкой мыши на его название внизу рабочего окна и выбрав одноимённый пункт в контекстном меню.

При выделении этой ячейки рядом с ней появятся несколько кнопок. Чтобы упростить пользователю задачу ввода, вы можете с помощью этой кнопки задать имя ячейки. То же самое вы можете сделать выше, рядом с окном ввода формул есть соответствующий пункт. Так список будет понятнее, ведь пользователю не придётся гадать по его значениям, что именно тут нужно выбрать. Кроме того, в диалоговом окне можно внести сообщение-подсказку, которое будет отображено при наведении курсора на ячейку. Если ячейка не должна оставаться пустой, уберите галочку «Игнорировать пустые значения». Флажок «Список допустимых значений» должен быть установлен в любом случае.

Удаление списка

Когда выпадающий список больше не нужен, его можно удалить из документа. Для этого выделите ячейку на листе Excel, содержащую его, и перейдите в Ленте настроек на вкладку «Данные» — «Проверка данных». Там во вкладке параметров нажмите на кнопку «Очистить всё». Объект будет удалён, но при этом диапазон данных останется без изменений, то есть значения не будут удалены.

Заключение

Алгоритм создания таких объектов прост. Перед тем, как создать в Excel раскрывающийся список, сформируйте перечень значений, при необходимости отформатируйте так, как вам удобно. Обратите внимание на 2 нюанса. Первый: длина диапазона данных ограничена, пороговое значение 32767 элементов, второй: длина всплывающего окна будет определена длиной пунктов из перечня. Располагая этот объект на странице, вы упростите ввод данных от других пользователей. Их использование положительно влияет на скорость и точность работы, помогает упростить формулы, работающие в документе, и разрешает проблему неодинакового форматирования текстовых данных. Но если вы используете в книге Экселя Microsoft Share Point, создать выпадающий список будет невозможно, что связано с ограничениями в работе публикующей программы.

Выпадающий список с удалением использованных элементов

Я знаю, что делать, но не знаю
куда потом девать тела.

Постановка задачи

Имеем в качестве примера недельный график дежурств, который надо заполнить именами сотрудников, причем для каждого сотрудника максимальное количество рабочих дней (смен) ограничено. Идеальным вариантом было бы организовать в ячейках B2:B8 выпадающий список, но при этом сделать так, чтобы уже занятые сотрудники автоматически убирались из выпадающего списка, оставляя только свободных:

Чтобы реализовать подобный вариант выпадающего списка выполним несколько простых шагов.

Шаг 1. Кто сколько работает?

Сначала давайте подсчитаем кто из наших сотрудников уже назначен на дежурство и на сколько смен. Для этого добавим к зеленой таблице еще один столбец, введем в него следующую формулу:

=СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B$8;E2) или в англоязычной версии =COUNTIF($B$2:$B$8;E2)

Фактически, формула просто вычисляет сколько раз имя сотрудника встречалось в диапазоне с именами.

Шаг 2. Кто еще свободен?

Теперь выясним, кто из наших сотрудников еще свободен, т.е. не исчерпал запас допустимых смен. Добавим еще один столбец и введем в него формулу, которая будет выводить номера свободных сотрудников:

При всей внешней жуткости вида, эта формула делает одну простую вещь — выводит очередное по номеру имя сотрудника (используя функцию НАИМЕНЬШИЙ) из списка или пустую ячейку, если имена свободных сотрудников уже кончились.

Шаг 4. Создаем именованный диапазон свободных сотрудников

  • в Excel 2003 и старше идем в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define)
  • в Excel 2007 и новее — жмем кнопку Диспетчер Имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas)

и создаем новый именованный диапазон Имена по следующей формуле:

в англоязычной версии =OFFSET(Лист1!$I$2;0;0;COUNTA(Лист1!$I$2:$I$10)-COUNTBLANK(Лист1!I$2:I$10))

Фактически, мы просто даем диапазону занятых ячеек в синем столбце собственное название Имена.

Читать еще:  Как ограничить лист в excel

Шаг 5. Создаем выпадающий список в ячейках

Осталось выделить ячейки B2:B8 нашего графика и добавить в них выпадающий список с элементами диапазона Имена. Для этого

  • в Excel 2003 и старше — откроем меню Данные — Проверка (Data — Validation),
  • в Excel 2007 и новее — жмем кнопку Проверка данных (Data Validation) на вкладке Данные (Data)

В открывшемся окне выберем в списке допустимых значений вариант Список (List) и укажем Источник (Source) данных:

Вот и все! Теперь при назначении сотрудников на дежурство их имена будут автоматически удаляться из выпадающего списка, оставляя только тех, кто еще свободен.

Отбор уникальных значений (убираем повторы из списка) в EXCEL

Имея список с повторяющимися значениями, создадим список, состоящий только из уникальных значений. При добавлении новых значений в исходный список, список уникальных значений должен автоматически обновляться.

Пусть в столбце А имеется список с повторяющимися значениями, например список с названиями компаний.

Задача

В некоторых ячейках исходного списка имеются повторы — новый список уникальных значений не должен их содержать.

Для наглядности уникальные значения в исходном списке выделены цветом с помощью Условного форматирования .

Решение

Для начала создадим Динамический диапазон , представляющий собой исходный список. Если в исходный список будет добавлено новое значение, то оно будет автоматически включено в Динамический диапазон и нижеследующие формулы не придется модифицировать.

Для создания Динамического диапазона :

  • на вкладке Формулы в группе Определенные имена выберите команду Присвоить имя ;
  • в поле Имя введите: Исходный_список ;
  • в поле Диапазон введите формулу =СМЕЩ(УникальныеЗначения!$A$5;;; СЧЁТЗ(УникальныеЗначения!$A$5:$A$30))
  • нажмите ОК.

Список уникальных значений создадим в столбце B с помощью формулы массива (см. файл примера ). Для этого введите следующую формулу в ячейку B5 :

После ввода формулы вместо ENTER нужно нажать CTRL + SHIFT + ENTER . Затем нужно скопировать формулу вниз, например, с помощью Маркера заполнения . Чтобы все значения исходного списка были гарантировано отображены в списке уникальных значений, необходимо сделать размер списка уникальных значений равным размеру исходного списка (на тот случай, когда все значения исходного списка не повторяются). В случае наличия в исходном списке большого количества повторяющихся значений, список уникальных значений можно сделать меньшего размера, удалив лишние формулы, чтобы исключить ненужные вычисления, тормозящие пересчет листа.

Разберем работу формулу подробнее:

  • Здесь использование функции СЧЁТЕСЛИ() не совсем обычно: в качестве критерия (второй аргумент) указано не одно значение, а целый массив Исходный_список , поэтому функция возвращает не одно значение, а целый массив нулей и единиц. Возвращается 0, если значение из исходного списка не найдено в диапазоне B4:B4( B4:B5 и т.д.), и 1 если найдено. Например, в ячейке B5 формулой СЧЁТЕСЛИ(B$4:B5;Исходный_список) возвращается массив <1:0:0:0:0:0:0:1:0:0:0:0:1:1:0>. Т.е. в исходном списке найдено 4 значения «ООО Рога и копытца» ( B5 ). Массив легко увидеть с помощью клавиши F9 (выделите в Строке формул выражение СЧЁТЕСЛИ(B$4:B5;Исходный_список) , нажмите F9 : вместо формулы отобразится ее результат);
  • ПОИСКПОЗ() – возвращает позицию первого нуля в массиве из предыдущего шага. Первый нуль соответствует значению еще не найденному в исходном списке (т.е. значению «ОАО Уважаемая компания» для формулы в ячейке B5 );
  • ИНДЕКС() – восстанавливает значение по его позиции в диапазоне Исходный_список ;
  • ЕСЛИОШИБКА() подавляет ошибку, возникающую, когда функция ПОИСКПОЗ() пытается в массиве нулей и единиц, возвращенном СЧЁТЕСЛИ() , найти 0, которого нет (ситуация возникает в ячейке B12 , когда все уникальные значения уже извлечены из исходного списка).

Формула будет работать и в случае если исходный список содержит числовые значения.

Примечание . Функция ЕСЛИОШИБКА() будет работать начиная с версии MS EXCEL 2007, чтобы обойти это ограничение читайте статью про функцию ЕСЛИОШИБКА() . В файле примера имеется лист Для 2003 , где эта функция не используется.

Решение для списков с пустыми ячейками

Если исходная таблица содержит пропуски, то нужно использовать другую формулу массива (см. лист с пропусками файла примера ): =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$5:$A$19; ПОИСКПОЗ( 0;ЕСЛИ(ЕПУСТО($A$5:A19);»»;СЧЁТЕСЛИ($B$4:B4;$A$5:$A$19));0) );»»)

Решение без формул массива

Для отбора уникальных значений можно обойтись без использования формул массива . Для этого создайте дополнительный служебный столбец для промежуточных вычислений (см. лист «Без CSE» в файле примера ).

СОВЕТ: Список уникальных значений можно создать разными способами, например, с использованием Расширенного фильтра (см. статью Отбор уникальных строк с помощью Расширенного фильтра ), Сводных таблиц или через меню Данные/ Работа с данными/ Удалить дубликаты . У каждого способа есть свои преимущества и недостатки. Преимущество использования формул состоит в том, чтобы при добавлении новых значений в исходный список, список уникальных значений автоматически обновлялся.

СОВЕТ2 : Для тех, кто создает список уникальных значений для того, чтобы в дальнейшем сформировать на его основе Выпадающий список , необходимо учитывать, что вышеуказанные формулы возвращают значение Пустой текст «» , который требует аккуратного обращения, особенно при подсчете значений (вместо обычной функции СЧЕТЗ() нужно использовать СЧЕТЕСЛИ() со специальными аргументами ). Например, см. статью Динамический выпадающий список в MS EXCE L.

Примечание : В статье Восстанавливаем последовательности из списка без повторов в MS EXCEL решена обратная задача: из списка уникальных значений, в котором для каждого значения задано количество повторов, создается список этих значений с повторами.

5 способов создания выпадающего списка в ячейке Excel

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.

Как нам это может пригодиться?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров. Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых необходимо указать только одно.

Важно то, что вы теперь будете не вводить, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы вписали в таблицу, теперь уже не нужна.

1 — Самый быстрый способ.

Как проще всего добавить выпадающий список? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 — Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка. (Data – Validation). Далее нажмите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника можно использовать также и именованный диапазон.

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник». К примеру, написать там —

Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления — Часы и регион — Форматы — Дополнительно — Числа.)

3 — Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

  1. Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
  2. Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

4 — Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

5 — Список с автозаполнением

Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в диапазон будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.

Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:

Способ 1. Укажите заведомо большой источник.

Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка . (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source). Зарезервируем в списке набор с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. Обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе «Игнорировать пустые . «. Тогда ваш «резерв» из пустых значений не будет вам мешать.

Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться.

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле «Имя», находящееся левее строки формул. Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение

Недостатком работы с таким списком является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня — они останутся за пределами именованного диапазона. Их придется вставлять внутрь его, использовав вставку пустой строки.

Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.

Главное неудобство пользования таким списком заключается в том, что используемый нами диапазон — статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.

А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые значения.

Способ 3. «Умная» таблица нам в помощь.

Начиная с 2007 года таблица для Excel — уже не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите показатели с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать их таблицей. Существует специальное форматирование, после чего диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при корректировке данных.

Любой набор значений в таблице может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их мышкой. Затем преобразуйте в таблицу, используя меню Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Укажите, что в первой строке у вас находится название столбца. Это будет «шапка» вашей таблицы. Внешний вид может быть любым: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше оно не влияет.

Как уже было сказано выше, «умная» таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово «кокос», и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца «умной» таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида

и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле «Источник» она почему-то игнорируется.

Чтобы использовать «умную таблицу» как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.

Формула теперь будет выглядеть следующим образом:

Таблица5 — имя, автоматически присвоенное «умной таблице». У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе книги.

«Продукт» — название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.

Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу.

Как удалить значения ячеек? Выборочное удаление значений

Многим пользователям, в том числе и мне, приходится ежедневно, еженедельно, ежемесячно либо ежегодно использовать одни и те же таблицы, сделанные в Excel. Для повторного и последующего использования этих таблиц, как правило приходится удалять значения некоторых ячеек для того, чтобы освободить место для внесения в них новых данных. Удалить устаревшие значения в таблице тем дольше и сложнее, чем старее версия Excel, чем больше таблица и чем больше промежуточных расчетов и результатов в этой таблице. Как сделать это быстро?

Чтобы было понятно о чем пойдет речь, вспомним, что ячейка — это часть табличного пространства, образованная пересечением строки и столбца. Ячейка может содержать какие-то значения, например числа, текст, формулы и так далее, а также может содержать информацию о шрифтах, их цветах и размерах, заливках, рамках, защите и так далее. Таким образом, удалять можно как сами ячейки со всем их содержимым (при этом место удаленной ячейки занимает новая, а всё табличное пространство смещается либо вверх, либо влево) так и часть информации, например только значения или только форматы. В этой публикации речь пойдет об удалении значений, когда сами ячейки остаются на своих местах и информация об их форматах остается неизменной.

Стандартные средства для удаления значений ячеек

Представим (либо посмотрим на видео ниже), что на рабочем листе Excel расположена таблица. В этой таблице шапка и некоторые столбцы, содержат различные текстовые значения, основное пространство таблицы содержит ячейки с числовыми значениями, которые в свою очередь участвуют в расчетах, определенных формулами. К примеру, необходимо удалить из этой таблицы только числа, не удаляя при этом формулы, или только текст, не удаляя при этом числа и всё остальное.

Для того чтобы очистить место в таблице для внесения новых значений можно выделять поочередно нужные диапазоны ячеек и нажимать кнопку «Delete» на клавиатуре, как говорится, медленно, но верно. Проделав такую операцию полтора десятка раз невольно появляется вопрос «а можно ли как-нибудь быстрее?». Конечно можно! Даже нужно. В Microsoft Excel 2007 и выше для этих целей подойдет такой инструмент как «Выделение группы ячеек». Для этого выбираем на ленте Excel вкладку «Главная», переходим в группу «Редактирование», нажимаем кнопку «Найти и выделить» и выбираем команду «Выделение группы ячеек». Появляется одноименное диалоговое окно, при помощи которого можно выделить определенные ячейки таблицы и после этого удалить их значения.

Выделение группы ячеек производится последовательно, нельзя например одновременно выделить и константы и формулы. Так уже гораздо быстрее, не правда ли? Но и это не предел. Все-таки удаление происходит в два этапа, сначала выделяем, затем удаляем. Если таблицы на разных листах и их много, то и с таким способом можно провозиться достаточно долго. В Excel 2003 выделение группы ячеек вообще не предусмотрено и в этой версии без дополнительных инструментов не обойтись.

Дополнительные инструменты для выборочного удаления значений

В некоторых случаях ускорить выборочное удаление значений ячеек поможет надстройка, которая легко устанавливается и запускается одним нажатием кнопки, выведенной прямо в главное меню. Надстройка позволяет удалять значения из ячеек с числами, с текстом, с формулами, с примечаниями, с заливкой, с рамками, как по раздельности, так и в любых сочетаниях. Кроме того предусмотрен выбор диапазона для удаления значений. Возможен используемый диапазон (с первой до последней заполненной ячейки), используемые диапазоны (используемый диапазон на каждом листе активной рабочей книги), выделенный пользователем диапазон, а также выделенный диапазон, но на каждом листе рабочей книги.

Использование надстройки позволяет:

1. удалить значения из ячеек с числовыми значениями;

2. удалить значения из ячеек с текстовыми значениями;

3. удалить значения из ячеек с формулами;

4. удалить значения из ячеек, содержащих примечания;

5. удалить значения из всех ячеек с цветной заливкой;

6. удалить значения из ячеек только с определенным цветом заливки;

7. удалить значения из ячеек с цветным шрифтом;

8. удалить значения из ячеек с заданным цветом шрифта;

9. удалить значения из ячеек с рамками.

Видео по выборочному удалению значений ячеек

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector