Newcomposers.ru

IT Мир
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Административная поддержка офиса это

Административная поддержка офиса

Любая преуспевающая компания располагает штатом сотрудников, являющихся квалифицированными специалистами в своей области. Однако на начальном этапе своего развития или при отсутствии острой необходимости держать штат сотрудников бывает затруднительно или же в этом нет острой необходимости.

При аренде офиса на непродолжительное время, аренде офиса на день или при наличии пакета услуг «виртуальный офис» Вы приобретаете не только рабочее пространство, но и комплекс услуг, в который входит административная поддержка офиса. Если Вы арендуете офис у Центра Поддержки Малого Бизнеса, Вам нет необходимости нанимать секретаря, так как эта услуга предоставляется нами.

Будьте уверены в надежности нашей поддержки: квалифицированный англоговорящий секретарь предлагает Вам:

  • Услугу по приему телефонных звонков

Профессиональный администратор будет принимать телефонные звонки и обрабатывать сообщения. Таким образом, Вы никогда не пропустите деловой звонок.

Мы уверены в том, что Вашим клиентам понравится возможность связаться с Вами по городскому номеру телефона. Мы предоставляем:

  • Услугу по обработке телефонных звонков по доступной цене
  • Специализированный городской номер
  • Прием телефонных звонков от лица Вашей компании
  • Англоязычного администратора
  • Услугу по обработке и пересылке почты

Если Вы арендуете офис в Бизнес парке Румянцево, но не желаете работать с почтовой корреспонденцией, то мы можем выполнить эту работу за Вас! Квалифицированный секретарь разберет ваши почтовые и электронные письма и составит грамотный ответ в тех случаях, когда это необходимо. Подобные действия экономят Ваше время и усилия, которые могут Вам потребоваться для осуществления другой работы.

Возможно, Вам не всегда нужен офис, как, например, в случае ведения бизнеса на дому, но есть необходимость в административной поддержке. В таком случае наш квалифицированный специалист будет работать с почтой и электронными письмами на протяжении всего нашего сотрудничества!

  • Услугу по выполнению личных поручений руководителя

Благодаря Центру Поддержки Малого Бизнеса у Вас всегда будет секретарь, который в любое удобное для Вас время выполнит любое поручение, связанное с Вашей работой.

Побеседовать сейчас с нашим консультантом по вопросу административной поддержки офиса можно по телефону +7 (495) 926-26-23

Главная Аренда офисов Деловые программы Продукты и услуги Форма обратной связи Контакты

© 2010-2016 Все права защищены. ООО «Центр Поддержки Малого Бизнеса»

Чем занимается административный помощник?

Работа административным помощником во многом схожа с работой секретаря, включая подготовку печатных документов, обработку телефонных звонков, контроль за документооборотом и ведение протоколов совещаний. Помимо этого, в обязанности административного помощника может входить контроль за материально-техническим обеспечением офиса, совместная работа с супервайзерами над важными проектами и управление работой секретарей. Несмотря на то, что данная позиция не требует какого-либо специального образования, административным помощникам руководителей высшего звена компании, и тем, кто работает в особых областях, таких как медицина или атомная энергетика, может потребоваться наличие профильного образования.

Обязанности

Часто, обязанности административного помощника намного шире чем у секретаря. Помимо прочего на нём лежит обеспечение офиса всем необходимым для бесперебойной работы сотрудников, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, координация графиков поездок и встреч сразу нескольких людей. Иногда административный помощник отвечает и за связь с общественностью. Информируя общественность о тех, или иных событиях, он представляет свою компанию, т.е. является «лицом» компании. В некоторых случаях старший административный помощник контролирует работу младших помощников и/или секретарей, и периодически должен предоставлять отчёты и презентации о их работе. Довольно часто человек работающий на этой позиции помогает в проведении тренингов для нового персонала, особенно если работа этого персонала будет связана с выполнением административных задач. Административному помощнику также необходимо обладать такими навыками, как, например, умение работать с различным офисным оборудованием, понимание организации и проведения тендеров на поставку той или иной продукции и услуг.

Необходимые навыки

В виду того, что представителям данной профессии приходится контролировать рабочий график сразу нескольких людей, и отслеживать ход работы сразу нескольких проектов, они должны быть очень внимательны даже к самым маленьким деталям, и способны выполнять сразу несколько заданий одновременно. Им также необходимо обладать хорошими коммуникационными навыками, т.к. по роду деятельности им приходится много взаимодействовать с людьми, как с сотрудниками компании, так и с её клиентами. Способность принимать решения и работать самостоятельно тоже является важной составляющей, т.к. административный помощник – это человек который может быстро определить является ли полученный документ важным, или же не представляющим особого интереса. На какое электронное письмо может ответить рядовой сотрудник, а какое требует внимания руководителя более высокого уровня. Как и в каком порядке пройти согласование документов по всем служебным инстанциям, чтобы задача была выполнена качественно и в срок. Помимо всего упомянутого, административный помощник должен иметь хорошую дикцию, уметь красиво писать, и разбираться в современных технологиях, т.к. это часто необходимо при работе с большим объёмом корреспонденции, базами данных, проверке и редактировании документов.

Читать еще:  Win 8 права администратора

Специализация

Административный помощник может специализироваться на работе отдельно взятого подразделения компании, например, отдела кадров или информационных технологий. Хотя такое положение дел свойственно скорее крупным организациям.

Административный помощник высшего должностного лица работает только с первыми лицами компании. Он может отвечать за работу целой группы людей, или же работать в команде с одним человеком. В любом случае, помимо упомянутого выше, помощник этого уровня ответственен за организацию поездок и участие в конференциях высшего менеджмента компании, взаимодействие с руководящим органом компаний-партнёров и членами их совета директоров. Проще говоря, чем выше, масштабнее и весомее должность руководителя, тем больше требований предъявляется к его административному помощнику.

Иногда административный помощник может специализироваться в какой-то конкретной области, например, медицине или праве. В таких случаях помимо стандартных обязанностей, ему приходится выполнять задания, напрямую относящиеся к его специализации. Например, от помощника адвоката может потребоваться провести изучение судебных прецедентов и организовать краткое заседание с обсуждением основных вопросов рассматриваемого дела. От помощника врача часто требуется знание процедуры оформления и выставления страховой компании счётов за оказанные врачом медицинские услуги и правил работы лаборатории.

Встречаются и виртуальные административные помощники, выполняющие свою работу удаленно, посредством телефона и сети интернет.

Профессиональная подготовка

В большинстве случаев, кандидат на вакансию административного помощника может получить эту должность при наличии полного среднего образования и прохождении курсов по деловой этике и информационным технологиям. Для вакансий специализированных областей, таких как медицина или юриспруденция, кандидату необходимо знать, понимать и ориентироваться в механизме работы данной отрасли и её терминологии. Сертификат о прохождении профессиональной подготовки, диплом специалиста, свидетельство об окончании обучения в признанном учебном заведении – всё это может существенно помочь при устройстве на работу и дальнейшем продвижении по служебной лестнице.

Routes to finance

Система государственной службы РФ (лекция) (Апрель 2020).

Table of Contents:

Как исполнительные секретари, так и административные помощники предоставляют расширенную административную поддержку одному или двум руководителям или менеджерам. Но то, что отделяет эти офисные должности от других более канцелярских и обычных офисных рабочих мест, — это уровень ответственности и конфиденциальности, связанных с ними.

В дополнение к основным офисным функциям административный помощник и исполнительный секретарь также несут ответственность за составление и подготовку отчетов, организацию и составление расписаний совещаний, просмотр входящих сообщений для определения их значимости, подготовку повесток дня заседаний совета директоров, организацию поездок, составление собрания минут, проведения исследований, подготовки корреспонденции, а также надзора и обучения сотрудников младшего разряда.

Эти роли могут потребовать различного уровня опыта и иметь любой из этих похожих должностей:

  • Административный помощник начального уровня
  • Административный помощник
  • Старший административный помощник
  • Исполнительный секретарь
  • Старший исполнительный секретарь
  • Офис-менеджер
  • Старший офис-менеджер

Примечание: должности юриста и медикаментов совершенно разные и требуют специальной подготовки, требуемой в профессии, в которой они работают.

Различия между административными помощниками и исполнительными секретарями

Роли исполнительных секретарей и административных помощников имеют значительное совпадение, и различия в ролях могут различаться в зависимости от организации. В некоторых случаях исполнительный секретарь уделяет больше внимания административным обязанностям руководителя или руководителей, таких как планирование собраний, планирование поездок, обработка письменных сообщений и даже бухгалтерия. Помощник по административным вопросам может сосредоточиться на выполнении дополнительных задач по бизнес-операциям и взять на себя более лидирующую роль в некоторых возможностях, создавать повестки дня для проведения совещаний или конференций, управлять бюджетами и обрабатывать биллинг поставщиков.

Читать еще:  Программирование в access 2020

Административным помощникам может потребоваться более специализированное образование в некоторых случаях, когда управление бизнес-операциями имеет решающее значение.

Основные навыки работы

У обоих исполнительных секретарей и административных помощников есть основной набор навыков работы, которые необходимы в любой из этих ролей. К ним относятся исключительные организационные навыки, отличные письменные и устные коммуникативные способности, а также большое внимание к деталям и профессионализму.

Они должны обладать техническим мастерством с помощью средств автоматизации делопроизводства, включая программные средства, такие как Microsoft Word, Excel и PowerPoint, а также инструменты бухгалтерского учета, такие как QuickBooks.

Административный помощник или Исполнительный секретарь в небольшом офисе

В небольшом офисе обязанности помощника по административным вопросам или исполнительного секретаря обычно выполняются различными сотрудниками офиса.Некоторые работы могут фактически выполняться руководителями самой компании, а роли административного помощника или исполнительного секретаря могут охватывать большее разнообразие обязанностей по мере необходимости в меньшей организации.

Административный помощник или Исполнительный секретарь в среднем офисе

По мере увеличения размера компании потребность в высокоорганизованном человеке и может выполнять множество задач. Это особенно справедливо для руководителей, которые управляют компаниями, требующими высокого уровня конфиденциальности и целостности для бизнеса, который ведется.

Помощник по административным вопросам или Исполнительный секретарь в крупном офисе

Обычно в большом офисе есть несколько административных помощников и / или исполнительных секретарей. При таком размере компании обычно необходимо иметь офисного менеджера, который координирует персонал, обслуживающий руководителей компании.

В некоторых случаях административный помощник будет сопровождать исполнительную команду в длительных командировках, чтобы помочь в организации встреч, планировании и других важных организационных задачах.

административная поддержка

Универсальный русско-английский словарь . Академик.ру . 2011 .

Смотреть что такое «административная поддержка» в других словарях:

административная структура — Предварительно назначенная структура, установленная агентством или юридическими органами для координации работ в целом, или правовая реакция и поддержка работ в аварийной ситуации. [ГОСТ Р 53389 2009] Тематики защита морской среды Обобщающие… … Справочник технического переводчика

Группа «Эгмонт» — Группа «Эгмонт» неформальное объединение подразделений финансовой разведки (ПФР) мира. Содержание 1 … Википедия

Дельта (спецподразделение) — У этого термина существуют и другие значения, см. Дельта (значения). Дельта (спецподразделение) … Википедия

Экономика страны — (National economy) Экономика страны это общественные отношения по обеспечению богатства страны и благосостояния ее граждан Роль национальной экономики в жизни государства, сущность, функции, отрасли и показатели экономики страны, структура стран… … Энциклопедия инвестора

Минэкономразвития России — – это федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно правовому регулированию Минэкономразвития России – это Министерство экономического развития Российской Федерации (МЭРТ),… … Энциклопедия инвестора

Монополия — (Monopoly) Монополия это абсолютное преобладание в экономике единоличного производителя или продавца продукции Определение монополии, виды монополий и их роль в развитии рыночной экономики государства, осуществление государством контроля за… … Энциклопедия инвестора

Столыпинская аграрная реформа — У этого термина существуют и другие значения, см. Аграрная реформа. П. А. Столыпин. Портрет работы И. Репина (1910) Столыпинская аграрна … Википедия

Выборы президента на Украине — Политика Портал:Политика Украина Эта статья часть серии: Политика и правительство Украины Конституция Исполнительная власть Президент Виктор Ющенко Кабинет Министров Премьер министр Юлия Тимошенко … Википедия

Президентские выборы в Украине — Политика Портал:Политика Украина Эта статья часть серии: Политика и правительство Украины Конституция Исполнительная власть Президент Виктор Ющенко Кабинет Министров Премьер министр Юлия Тимошенко … Википедия

Президентские выборы на Украине — Политика Портал:Политика Украина Эта статья часть серии: Политика и правительство Украины Конституция Исполнительная власть Президент Виктор Ющенко Кабинет Министров Премьер министр Юлия Тимошенко … Википедия

Читать еще:  Суть работы администратора

ШРИ-ЛАНКА — Демократическая Социалистическая Республика Шри Ланка (бывш. Цейлон), островное государство в Южной Азии, к югу от п ова Индостан. Отделено от материка мелководными Полкским проливом и Манарским заливом, между которыми находится цепь островов… … Энциклопедия Кольера

Административная поддержка бизнеса на всех этапах функционирования организации. Технология администрирования организаций

Шамаева М.А.
выпускница группы ITM-24
Школы IT-менеджмента
РАНХиГС при Президенте РФ.

В настоящее время сфера административного менеджмента претерпела серьезные изменения в большинстве секторов и индустрий бизнеса. На протяжении, пожалуй, последнего десятилетия в России появилось понятие офиса первых лиц, бизнес-ассистирования, professionalservicestuff, под которыми понимаются специалисты административного, экономического, управленческого профиля, обладающие широким набором профессиональных компетенций, позволяющих выстраивать административную поддержку руководства компаний на самом высоком и качественном уровне. Это внутренний сервисный процесс, исходя из классификации, предложенной Майклом Портером, процесс административной поддержки и работы, который, в свою очередь, призван поддержать основные бизнес-процессы организации. То есть это вся административная работа по поддержке высшего руководства и управленцев при достижении ключевой задачи бизнеса – увеличения скорости генерации доходов компании, а также снижения связанного капитала и операционных расходов.

В первой главе дипломной работы представлены теоретические основы административной поддержки и администрирования организаций. Раскрывается происхождение административного менеджмента как свода профессиональных знаний, раскрываются понятия администрации, руководства и менеджмента. Административный блок в организации позиционируется как форма администрирования. Приведены функции административного блока, факторы внутреннего и внешнего администрирования.

Во второй главе дипломной работы мною раскрыты особенности административной поддержки бизнеса – от момента его становления до устойчивого функционирования. Профессионалы от административного блока, работающие с первыми лицами, обязаны учитывать все особенности этапов жизненного цикла организации, владеть широким спектром профессиональных и личностных качеств, предъявляемых к профессии. В главе рассмотрена модель механизма администрирования организации, поддержка принятия управленческих решений, и место и роль административного блока в организационных структурах.

В третьей главе раскрывается технология администрирования организации на базе структурного подхода Генри Минцберга. Рассмотрены основные части организации, координационные механизмы, системы контроля и планирования, инструменты взаимодействий.

Четвертая глава посвящена практическим вопросам административной поддержки и администрирования организаций. Считаю необходимым и полезным привести описание портрета (профиля) административного работника, модель лидерства, перечень профессиональных сообществ и ассоциаций административных работников. Результативность работы административного блока в организации это и есть основной эффект от администрирования. Практические рекомендации по расширению зоны влияния административного блока / работника приведены в форме таблицы, и разработаны мною на основе гипотез организационных взаимосвязей Генри Минцберга.

Мною накоплен многолетний профессиональный опыт становления и запуска офиса первых лиц, административной поддержки первых лиц – акционеров, собственников бизнеса и руководителей верхнего уровня управления.Результатом обобщения и переосмысления административного опыта работы в компаниях разных секторов бизнеса и стал данный дипломный проект.Проблема принятия грамотных управленческих решений особенно актуальна в разрезе повышения производительности труда в нашей стране. Консалтинговые компании оценивают производительность в России на невысоком уровне.Согласно исследованиям консалтинговой компании McKinsey&Company производительность труда на российских предприятиях с учетом имеющегося у них технического вооружения составляет 30-50% от потенциально возможного уровня. Это значит, что компании, выплачивая персоналу 100% заработной платы, взамен получают менее 50% отдачи.В результате, мы имеем дело с прямыми потерями из-за низкой производительности труда, которые составляют свыше 50% фонда оплаты.

При этом совокупные потери в зависимости от численности персонала на предприятиях выливаются в серьезные суммы.

Совершенствование производственных, информационных и управленческих технологий в условиях современной экономики, а также переоценка индивидуальных и корпоративных ценностей позволили фирмам, использующим организационные подходы и административный менеджмент, подойти к решению одной из важнейших задач в любой организации – получения от работников максимальной отдачи, а, следовательно, достижения высоких конечных результатов деятельности.

Особую практическую ценность дипломного проекта представляют разработанные на основе организационно-структурного подхода Генри Минцберга практические рекомендации, вытекающие из моего личного и профессионального опыта административной работы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector